1С для кадрового электронного документооборота

Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании верно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом и закрепить основы регулирования взаимодействия сотрудников. Перевод кадровых документов в электронный формат позволяет повысить прозрачность, ускорить и упростить кадровое делопроизводство.

Основные предпосылки к переходу на электронный формат — это огромное количество кадровых документов, необходимость их хранения и рост популярности удаленного режима работы. Законодательство активно развивается, поэтому кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится доступным для всех работодателей.

Переход на кадровый электронный документооборот имеет следующую структуру:

• Выбор подразделения и документов для перевода в электронный формат;
• Разработка внутренних правил перехода и регулирования КЭДО;
• Оповещение работников, получение письменных заявлений о переходе на КЭДО и утверждение списка;
• Обучение сотрудников работе по новым правилам;
• Подготовка и внесение изменений в коллективные договоры при необходимости.

Использование следующих программ и порталов является готовым решением для перехода на КЭДО, отвечающим всем требованиям законодательства:

• решения с «зарплатным» модулем:
  • Антегра: Зарплата и Управление Персоналом Кредитного Учреждения
  • Антегра: Зарплата и Управление Персоналом НФО
  • Антегра: Зарплата и Управление Персоналом Страховой Компании
  • 1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред. 3
  • 1С:ERP Управление предприятием, ред. 2
  • 1С:Комплексная автоматизация 8, ред. 2
• портал «Работа в России», который обеспечит долгосрочное хранение электронных кадровых документов с гарантией от государства;
• сервис «Кабинет сотрудника», который позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО и где он сможет подписывать кадровые документы, получать информацию о своей зарплате, писать заявления, заказывать и получать справки и др.

Электронное хранение кадровых документов в организации

В функционал решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакции 3 внедрена стандартная подсистема «Электронная подпись», с помощью которой можно подписывать печатные формы, присоединенные к кадровым документам. Это дает возможность частично перейти на хранение приказов в электронном виде.

Обмен кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде

В следующих версиях решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакции 3 появится возможность получать файл визуализации для печати, который содержит штамп с указанием номера сертификата электронной подписи. Таким образом, в случае необходимости ознакомить сотрудника с приказом в письменном виде под подпись, то подписанный работодателем приказ можно будет отправить сотруднику по почте. 

Присланный документ сотрудник может либо подписать электронной подписью, либо поверх документа PDF наложить изображение своей факсимильной подписи, либо распечатать и отправить обратно электронный образ с собственноручной подписью. При этом локальная усиленная электронная подпись требует установки на компьютере сотрудника средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Виды электронной подписи

В электронном документообороте существует два вида электронной подписи (ЭП): простая и усиленная. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной. Виды электронной подписи отличаются степенью защиты и областью применения.

Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает, что документ подписал конкретный сотрудник с помощью кодов доступа (аутентификация с помощью логина и пароля, СМС, email и пр.), которые могут быть созданы внутри корпоративной системы работодателя ее собственными средствами. Поскольку для ПЭП нет единого стандарта формирования и применения, организация может самостоятельно разработать формат ПЭП, отвечающий положениям Закона № 63-ФЗ, и закрепить его в локальных нормативных актах. При этом если в документ после его подписания вносились изменения, то ПЭП не позволит их отследить.

Усиленная электронная подпись, в отличие от простой, гарантирует неизменность документа, и к ней можно применить процедуру проверки ее подлинности. Для формирования усиленной ЭП используются СКЗИ.

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (УКЭП) выдает удостоверяющий центр, аккредитованный в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Данная подпись приравнивается к собственноручной подписи работника. Выпуск сертификата УКЭП является платным, а срок действия, как правило, составляет один год.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) подходит для работы с электронными документами внутри организации, если есть соглашение о признании ее собственноручной. Неквалифицированная подпись также может быть облачной, в этом случае не требуется установка СКЗИ на компьютер пользователя. Облачные ЭП безопасны и юридически значимы, при этом не требуют затрат на логистику и токены. У такой подписи также есть срок действия, который настраивается при выдаче сертификата.

 Схема движения электронного кадрового документа

1. Оформление кадрового документа в информационной системе;

2. Подписание документа усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя;

3. Предоставление документа в электронном виде осуществляется путем выгрузки документов из «1С:Зарплата и управления персоналом 8» на портал «Работа в России»

4. Обработка  кадровым специалистом загруженных из «1С:Зарплата и управления персоналом 8» документов в личном кабинете организации на портале «Работа в России»;

5. Подписание документов сотрудником электронной подписью в личном кабинете на портале «Работа в России».

Помимо электронного обмена документами, портал «Работа в России» обеспечивает долгосрочное хранение архива кадровых документов и снимает вопрос о долгосрочном хранении электронных документов и доступа сотрудников к ним.

Кадровый ЭДО в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»

Документооборот через портал «Работа в России» является односторонним, сотруднику негде написать и подписать заявление или запросить справку. Сделать сотрудников полноценным участником кадрового ЭДО позволит сервис «Кабинет сотрудника».

В интерфейсе сервиса активируется использование ЭП, что позволяет сотрудникам самостоятельно формировать для себя сертификаты УНЭП и применять их для всех случаев, когда необходимо подписать документы с любого устройства, в том числе со смартфона.