Автоматизация бухгалтерского и налогового учета в компании DHL Logistics

Компания «Deutsche Post» является ведущей международной компанией в области экспресс-доставки и логистики грузов наземным, морским и воздушным транспортом. Сеть компании охватывает более 220 стран мира. Компания «Deutsche Post» начала свою работу на российском рынке в 1984 году. В России открыто порядка 150 представительств – от Калининграда до Южно-Сахалинска, от Мурманска до Сочи. Компания «Deutsche Post» гарантирует самое высокое качество услуг в области экспресс-перевозок и логистики благодаря широким возможностям глобальной сети «DHL» и профессионализму своих сотрудников.

Задачи и решение

Российский офис международной компании «Deutsche Post» – «DHL Logistics» успешно сотрудничает с компанией «Antegra consulting» в вопросах автоматизации бизнеса с 2003 года (до 1 октября 2009 года компания «Antegra consulting» работала под брендом «Хомнет Бизнес Решения»).

Осенью 2005 года руководством компании «DHL Logistics» было принято решение о переходе с системы «1С:Предприятие 7.7», в которой велся бухгалтерский учет, на современную, более функциональную и удовлетворяющую требованиям организации платформу «1С:Предприятие» версии 8.0. Выполнение проекта было поручено компании «Antegra consulting». В качестве базы для новой информационной системы специалистами «Antegra consulting» была выбрана типовая конфигурация «1С:Бухгалтерия 8.0». В процессе реализации проекта был осуществлен автоматический перенос данных из старой базы, а также выполнены следующие настройки:

• Реализован раздельный учет по внутренним подразделениям с учетом иерархии подразделений, т.е. необходимую отчетность можно получать как в разрезе конкретных подразделений, так и групп подразделений. Так же реализован механизм формирования «Книги покупок» и «Книги продаж» в разрезе подразделений.
• Произведены доработки подсистемы учета НДС, что позволило минимизировать работу по ручной обработке документов.
• В системе была реализована возможность использования 4-х субконто в плане счетов, что позволило получать необходимую информацию с более подробной детализацией. В связи с этим была произведена необходимая доработка стандартных механизмов проведения документов и отчетов.
• Добавлена возможность регистрации в системе входящих отчетов от поставщиков с детализацией по номенклатуре (товарам, услугам), ввод на основании них расчетно-платежных документов (платежное поручение, поступление товаров, услуг). Реализован контроль по получению оригиналов входящих документов (счетов, счетов-фактур) с возможностью формирования отчета по неполученным оригиналам документов. Возможно формирование различных отчетов по входящим счетам, например, отчет о просроченной задолженности (не вовремя оплаченные или не оплаченные счета), счета к оплате за период или на конкретную дату и другие.
• Реализован автоматический обмен данными (выгрузка платежных поручений и загрузка выписок) с системой клиент банк.

Данная информационная система была установлена на 10 рабочих мест, работа ведется в локальной сети и с помощью терминального доступа на нескольких удаленных складах.

В течение последующих 4 лет количество пользователей системы «1С:Бухгалтерия 8» возросло до 90 человек, поскольку с системой также стали работать удаленно, через терминальный доступ сотрудники других подразделений, расположенных в подмосковных Химках, Пушкино и в Санкт-Петербурге. В течение всего это периода специалисты «Antegra consulting» осуществляли сопровождение системы и совместно с ключевыми сотрудниками Заказчика продолжили ее дальнейшее развитие.

В августе 2008 года в связи с увеличением штата сотрудников, появлением новых офисов и расширением географии деятельности, сотрудники финансового департамента компании «DHL Logistics» приняли решение о необходимости создания автоматизированной системы согласования платежей. Решение данной задачи было также поручено специалистам компании «Antegra consulting». С учетом специфики деятельности компании «DHL Logistics» специалистами была разработана и внедрена система согласования платежей, созданная для координации погашения долгов по счетам от поставщиков и других кредиторов. В результате изменения типового функционала программного продукта «1С:Бухгалтерия 8» DHL Logistics получила возможность согласовывать все заявки на оплату счетов в 6 этапов:

• Инициирование документа «Заявка на оплату»;
• 4 этапа визирования документа;
• Окончательное утверждение «Заявки на оплату» бухгалтерией.

На каждом этапе согласования документа инициатор выбирает из сформированной заранее для него группы визирующих лиц ответственного за определенную стадию принятия решения. Для удобства работы в данной системе, специалистами «Antegra consulting» была добавлена возможность ответственному за следующий этап одобрения заявки лицу получать уведомление на электронный ящик о необходимости завизировать документ. Данный функционал заметно упрощает отслеживание процесса согласования заявки на оплату. В настоящее время развитие функциональных возможностей программы «1С:Бухгалтерия 8», а также техническая поддержка системы продолжается.

Также специалистами компании «Antegra consulting» осуществлено внедрение системы кадрового учета и расчета зарплаты на основе «1С:Зарплата и Кадры 7.7» в компании DHL Logistics. В настоящий момент осуществляется развитие системы и ее техническая поддержка. В процессе развития системы был реализован функционал выгрузки данных о расчетах в корпоративную систему на основе программного обеспечения SUN, выполнена доработка кадрового функционала системы, с целью более оперативной подготовки различных кадровых отчетов. В системе осуществляется расчет заработной платы 1000 сотрудников. С системой работает 90 пользователей, как расчетчиков, так и кадровиков.

Для оперативного учета оказываемых услуг силами IT-подразделения компании «DHL Logistics» была разработана оригинальная конфигурация учета оказываемых услуг по перевозке грузов авиатранспортом. В дальнейшем, развитие и сопровождение системы учета авиаперевозок была передано специалистам компании «Antegra consulting», так как специалисты «Antegra consulting» обеспечивали более оперативное решение текущих вопросов и более быстрое внедрение требуемого дополнительного функционала. В процессе развития системы была осуществлена ее интеграция с системой бухгалтерского учета на основе «1С:Бухгалтерия 8», разработан функционал электронного документооборота с корпоративными системами ряда ключевых клиентов DHL Logistics, а также дополнительные отчеты для удобства работы пользователей. С ростом числа пользователей и ростом объема хранимых данных в системе, построенной изначально на платформе «1С:Предприятие 8.0», время проведения транзакций значительно увеличилось, что стало негативно влиять на производительность сотрудников Заказчика. Специалистами «Antegra consulting» был предложен переход на новую более производительную платформу «1С:Предприятие 8.1». Предварительный анализ возможного повышения производительности работы системы, который провели специалисты «Antegra consulting», показал целесообразность такого перехода. В связи с этим осенью 2009 года система учета авиаперевозок была переведена на платформу «1С:Предприятие 8.1», с которой в настоящий момент работают сотрудники нескольких филиалов: в Москве, Химках, Пушкино и в Санкт-Петербурге. Удаленные пользователи работают посредством терминального доступа. В общей сложности с системой на данный момент работают 90 пользователей.

В планах дальнейшего сотрудничества компаний «DHL Logistics» и «Antegra consulting» разработка и внедрение системы учета морских перевозок, участие в решении логистических и транспортных задач, а также поддержка и развитие уже внедренных систем. В настоящее время специалистами «Antegra consulting» автоматизировано 90 рабочих мест.

Отзыв DHL Logistics