Переход на «1С: Зарплата и Управление Персоналом» – очевидное преимущество для кредитных организаций

Больше 20 лет назад некоторые банки начали использовать «1С:Зарплата и Кадры 7.7» для расчета зарплаты и кадрового делопроизводства. Это связано с тем, что для своих программ фирма «1С» своевременно выпускает обновления, связанные с изменениями в законодательстве, на рынке труда много программистов и пользователей 1С, системы открыты для адаптацию под требования бизнеса и стоимость сопровождения не высока. На текущий день порядка 50% банков для расчета зарплаты и кадрового учета используют программы фирмы «1С». Причем среди крупных банков, с численностью персонала порядка 15000-20000 сотрудников, много пользователей «1С: Зарплата и Управление Персоналом».

До выхода релиза 3.0 конфигурации «1С: Зарплата и Управление Персоналом», кредитные организации могли удовлетвориться типовой программой: можно было заполнить 20-значными счетами план счетов, настроить шаблоны проводок с использованием этих счетов и получать отчеты с проводками по банковскому плану счетов рассчитанной зарплаты и взносов. Если проводок не много, то руками можно перенести данные в АБС, если много, то разработать выгрузку в файл для дальнейшей загрузки в банковскую систему. В редакции 3.0 фирма 1С поменяла механизм отображения проводок по рассчитанной зарплате: теперь проводки можно увидеть только в «1С:Бухгалтерия 8» после синхронизации с «1С: Зарплата и Управление Персоналом». С редакции 3.0 в конфигурации пропал план счетов, соответственно нет шаблонов проводок и никакими отчетами нельзя получить перечень проводок.

В 2016 году вступило в действие постановление 465-П ЦБ РФ, которое внесло отраслевую специфику в расчет зарплаты в кредитных организациях так, что функционал программ по автоматизации расчета зарплаты, предназначенных для хозрасчетных компаний, перестал полностью удовлетворять кредитные организации.

Партнеры фирмы «1С», включая нашу компанию, разработали и выпустили отраслевые решения для кредитных организаций на базе «1С: Зарплата и Управление Персоналом», в которых реализованы требования положения 465-П, добавлен 20-значный план счетов, есть настройка шаблонов проводок и реализован инструмент по выгрузке проводок в АБС.

Наша компания разработала решение «Антегра: Зарплата и Управление Персоналом Кредитного Учреждения», которое успешно было внедрено в более, чем в 50 кредитных организациях.

Как осуществляется переход

Стандартный проект внедрения отраслевого решения по расчету зарплаты в кредитных организациях на базе «1С: Зарплата и Управление Персоналом» состоит из следующих этапов:

1. Установка программного обеспечения
2. Моделирование процессов в программе для выявления пожеланий к функционалу программы
3. Разработка документа «Функциональные требования»
4. Разработка инструментария переноса данных
5. Разработка функционала, включая интеграционные модули
6. Разработка пользовательских и администраторских инструкций
7. Проведение обучения пользователей
8. Подготовка к опытной эксплуатации: чистовой перенос данных, параметрическая настройка системы
9. Опытная эксплуатация: параллельный учет в новой и заменяемой системах
10. Промышленная эксплуатация: передача системы на поддержку

В зависимости от масштаба кредитной организации и уровня удовлетворённости типовым функционалом некоторые этапы могут отсутствовать. Например, если банк полностью удовлетворяет отраслевое решение, то нет необходимости проводить моделирование, описывать и реализовывать недостающий функционал. Также пользователям типового функционала не нужно разрабатывать отдельные пользовательские инструкции, так как поставляемой с программой документации вполне достаточно.

Но могут и появляться дополнительные этапы, такие, как унификация видов расчета заработной платы. Данные работы могут потребоваться, когда банк, переходя на новую систему, собирается расчет зарплаты перевести из филиалов в головной офис.

Переход на «1С: Зарплата и Управление Персоналом» кредитные организации осуществляют с различных систем: и со старых версий и редакций программ «1С:Предприятие», и с программ различных других производителей. Но не зависимо от программы принцип перехода для всех систем схож: переносится срез данных на дату начала эксплуатации новой системы, т.е. переносятся только необходимые данные, чтобы начать работать с новой программой (ниже перечислены эти данные). Первое желание пользователей — перенести всё из заменяемой системы (например, всю 10-летнюю историю со всеми уволенными сотрудниками), чтобы отказаться от старой системы и больше к ней не обращаться. В основном это связано с удобством, в каких-то случаях, с финансовым вопросом — не оплачивать лицензий заменяемой системы. Но на нашем опыте, в итоге, организации отказываются от идеи перенести все исторические данные, так как всегда можно оставить архив старой системы с доступом к базе данных. Если все же перенос всех данных обязателен и другие варианты не рассматриваются, то мы придерживаемся следующего подхода: сначала переходим на новую систему, перенеся срез данных, а потом уже реализовываем проект переноса всех остальных исторических данных. При чем эти данные можно перенести не в ту же информационную базу (увеличение объема базы сказывается на производительности системы), а создать специально отдельную информационную базу с историческими данными в программе «1С: Зарплата и Управление Персоналом».

Ниже перечислены объекты, которые переносятся в новую информационную базу отраслевого решения для банков, разработанного на базе «1С: Зарплата и Управление Персоналом», при переносе среза:

• Работающие в организации сотрудников на дату среза
• Штатная расстановка, актуальная на дату среза без истории изменения
• Справочная информация: реквизиты организации, филиалы, подразделения, должности, территории, кадровая и учетная информация по сотрудникам и т.д.
• Плановые начисления сотрудников
• Кадровая история для формирования формы Т-2 (только реквизиты кадровых документов)
• Остатки отпусков в разрезе лет
• Вся необходимая информация для расчета среднего заработка
• Взаиморасчеты с сотрудниками на дату среза
• Если переход осуществляется не с начала года, то еще данные, необходимые для корректного расчета НДФЛ и взносов и формирования регламентированной отчетности с начала года. При этом до даты среза в новой системе нельзя будет сформировать ни расчетные листки, ни расчётные ведомости – эти данные пользователи смогут брать из архива заменяемой системы.
• Счета банковского плана счетов, участвующие в проводках по расчету зарплаты и взносов
• Остатки обязательств по отпускам по каждому сотруднику. Причем чаще всего остатки обязательств по отпускам не переносятся, а рассчитываются в новой системе, так как а) в системе есть остатки отпусков, б) система может сделать расчет среднего заработка и посчитать суммы обязательств и суммы взносов с них, и если остатки, полученные расчетным путем в новой системе, отличаются от остатков в бухгалтерской ведомости, то корректируют остатки в АБС.
• Остатки краткосрочных и долгосрочных обязательств по премиям в разрезе сотрудников и видов премий.

После переноса и выверки перечисленной информации банк может приступить к работе в новой программе. Но так как не были перенесены исторические данные, в первые месяцы эксплуатации системы могут возникать некоторые неудобства.

Подводные камни при переносе среза данных

Обычно, после переноса и проверки перенесенных данных, 1-3 месяца проводится параллельный учет в двух системах (этап опытной эксплуатации), чтобы выявить ошибки переноса данных, которые не удалось выявить при тестировании, и сравнить результаты расчетов двух систем. Кроме ошибок переноса данных могут быть выявлены ошибки заменяемой системы и расхождения в алгоритмах. Если выявлена ошибка переноса данных, то корректируются данные во внедряемой системе. Если выявлены ошибки заменяемой системы или расхождения в алгоритмах, то пока заменяемая система будет являться первичной (при параллельном учете обычно заменяемая система остается первичной), необходимо в новую систему переносить результаты заменяемой системы – данные в обеих системах должны совпадать, даже если это наследственные ошибки заменяемой системы, пока заменяемая система первична.

В первые месяцы эксплуатации может потребоваться провести корректировку документов периода, который не загружали в новую систему. К примеру, нужно продлить больничный. Системе для продления больничного нужно указать какой больничный продлеваем, а его в системе нет. В этом случае нужно будет руками ввести продлеваемый больничный и его указать в документе, продлевающем больничный лист.

Любые отмены и переносы больничных, командировок, отпусков, которые были оформлены в прошлых периодах до даты опытной эксплуатации, потребуют ручного ввода корректируемых документов и самостоятельного расчета сумм.

Но данные ручные корректировки потребуются только первые 1-2 месяца. Как правило, в этот период идет параллельный учет, все новые значения, возникшие из-за корректировок, которые необходимо указать в новой программе, можно взять из расчетов заменяемой системы.

Если таких корректировок много, то разрабатываются специальные инструменты, которые создают в системе требуемые документы и загружают требуемые суммы из заменяемой системы.